7 claves que te ayudarán a gestionar tus comunicaciones remotas

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Gestionar las comunicaciones remotas puede ser un problema para startups y grandes empresas. En el caso de estas primeras, las startups, muchas de estas suelen tener equipos trabajando de forma remota, como es el caso de la mayoría de empresas tecnológicas. En este sector, Estados Unidos (EEUU) y Reino Unido tienen la mayor parte de empresas remotas. 

Como dato curioso de esto tenemos que, según un estudio de remote.co, el 50% de trabajadores en EEUU y Reino unido esperan poder trabajar al menos parcialmente de manera remota en 2020.

¿Qué ocurre en España con las comunicaciones remotas?  

En España, el trabajo de manera remota se sitúa, con un 6,67%, lejos todavía de cifras como las de EEUU que acumula algo más del 70% de las empresas globales remotas.

¿Qué ocurre con las grandes empresas?

En las grandes empresas el problema es diferente:

  • Diferentes sucursales en un país o varios.
  • Un organigrama con decenas de cientos de cargos medios y altos. 
  • Cientos o miles de empleados. 

En las grandes empresas, las comunicaciones remotas han dejado de ser una opción para convertirse en una realidad imperante en el día a día de muchos de sus trabajadores.

¿Que suelen preguntarse los directivos de las grandes empresas?

Después de aplicar diferentes modelos de gestión remota, tanto en grandes como en pequeñas empresas, he descubierto los factores que debes de tener en cuenta para lograr comunicaciones remotas realmente eficaces. Por tanto, si eres directivo de una empresa, sin importar su tamaño, y te has preguntado cómo debes alinear las comunicaciones remotas de los diferentes equipos, es el momento de sentarte y leer con atención.

7 claves para lograr comunicaciones remotas efectivas: 

#1 Los roles de equipo deben estar 100% definidos

Cada parte del equipo tiene que ser consciente de cuáles son sus responsabilidades dentro del mismo. Por lo que, si tu intención es ser efectivo debes:

  • Definir correctamente tu organigrama.
  • Especificar las funciones de cada cargo. 
  • Informar a cada parte del equipo sobre sus funciones.  

Y es precisamente en este primer punto cuando la intuición y ego de cada jefe de equipo debe de supeditarse a la razón y a los puntos que acabamos de comentar. Una mala carga de trabajo a los empleados hará que la eficacia y eficiencia de tus trabajadores merme de manera peligrosa para el desarrollo de tu empresa.

#2 Selecciona las herramientas adecuadas

Muchas veces es mejor pagar más por una buena herramienta que ahorrarnos dinero comprando un producto de menor calidad. Es cierto que, a corto plazo, ese desembolso podrá notarse más severo en un caso que en otro. Pero, a la larga, ese gasto se convierte en algo más que un simple producto: se convierte en una inversión. Una inversión con la que, a largo plazo, conseguiremos unos porcentajes de beneficios mucho mayores que los que habríamos conseguido en el otro caso.

Por ejemplo, en goFacing cuando seleccionamos nuestras herramientas de trabajo para ventas, gestión y marketing no pensamos en el gasto que representan, si no en el beneficio que aportan y la cantidad de horas que estás pueden ahorrarnos. 

A continuación, os mostraremos algunas herramientas que, desde la experiencia, recomendamos desde goFacing si lo que quieres es hacer más eficaz la comunicación remota de tu empresa:

Herramientas para almacenamiento:

Aquí utilizamos a dos campeones: Google Drive y Dropbox

Nuestro equipo de marketing utiliza Google Drive por la facilidad que tiene para integrarse con las herramientas de Google. Además, al ser una herramienta tan versátil hace que la comunicación y paso de los archivos entre los diferentes departamentos sea mucho más eficiente.

Por su parte, el equipo de finanzas utiliza Dropbox, debido a que su interfaz les resulta más simple y porque además la sincronización que permite en el traspaso de documentos es bastante eficaz ¡Seria una lástima que algún miembro del equipo no pueda acceder a un documento prioritario!

Herramientas para videoconferencias

Sin duda, utilizamos nuestra propia herramienta: goFacing, pero no por el hecho de ser nuestra, sino porque realmente es la mejor. 

Como buenos tester, hemos probado otras herramientas para videoconferencias como pueden ser Skype, Zoom, Bluejeans o Lifesize, entre otros. Y, tras a analizar las características de cada uno y compararlo con goFacing, los resultados dan a nuestra herramienta como vencedora absoluta: creemos en lo que ofrecemos y lo mejoramos continuamente para seguir siendo los mejores. 

Nos basamos en hechos para afirmar que somos los mejores. Si quieres ver los resultados de nuestra comparativa puedes dar clic en la imagen. Los resultados hablan por sí solos:

[Preview de la tabla]

Herramienta para gestión de proyectos

Hemos probado varias:  Basecamp, FreedCamp, Trello, Asana, Wrike, Monday…

Tras algunos titubeos optamos por Asana, debido principalmente a la facilidad de conocer y completar la carga de trabajo de cada miembro aunque forme parte de diferentes equipos. En gofacing, aunque somos un equipo opera desde nuestras oficinas en Madrid, muchas veces el trabajo se realiza de forma remota por lo que es fundamental el poder ver en un solo panel todas las actividades.  

Con el resto de herramientas para la gestión de proyectos, para ver la carga de trabajo de alguien en específico dentro del equipo es necesario hacerlo desde cada proyecto (Panel, dashboard), con Asana no importa en qué equipo o proyecto esté la persona, simplemente puede verse todo. 

Así es como se ve uno de nuestros timelines: 

[Preview]

Y esta es la vista de trabajo de un miembro del equipo. 

[Preview]

El resto de las características de este tipo de herramientas son todas muy similares, pero simplemente no queriamos tener que ir panel por panel en cada proyecto.

#3 Un plan trabajo y con KPIS claros 

En esto las herramientas de gestión de proyectos serán un gran aliado, sin embargo, antes de poder crear un timeline, es necesario establecer: 

  • Objetivos generales
  • Objetivos específicos
  • Plan de acciones para lograr dichos objetivos
  • Los KPI’s o indicadores que van a permitir medir el alcance de objetivos

Finalmente, y gracias a la implantación y seguimiento de este tipo de objetivos, será mucho más sencillo establecer un plan de acción específico con fechas de inicio y fin para cada actividad del equipo.

#4 Motivación y compromiso

La motivación y el compromiso son dos factores indispensables en el día a día de un trabajador. Sin motivación no trabajarás con las mismas ganas que el resto de tus compañeros. Y sin compromiso simplemente te dará igual realizar un buen o mal trabajo. La motivación y el compromiso son fundamentales en cualquier aspecto de la vida profesional y personal, y en la comunicación remota no iban a ser menos importantes.

Si bien la libertad y flexibilidad son unas de las ventajas que más aprecian los trabajadores remotos, la falta de interacción social y la soledad es la principal desventaja. 

Además, ¿cómo puedes lograr lealtad corporativa?, ¿cómo lograr que tus mejores bazas digan que “No” a ofertas de empresas competidoras? Es muy conocido en el mundo corporativo el “robo de talento”. Y la rotación continua de personal es un verdadero dolor de cabeza para las empresas, sobre todo en ciertos perfiles profesionales. 

Y teniendo en cuenta todo esto, ¿cómo influye la motivación y el compromiso en las comunicaciones? 

Tus comunicaciones van a generar un mejor impacto si tienes un equipo motivado, la fórmula es simple:

  • Motivación + Buena Comunicación = Máximo rendimiento. 
  • Motivación + mala comunicación = rendimiento medio
  • Desmotivación + mala comunicación = Pésimo rendimiento. 
  • Desmotivación  + Buena comunicación: Rendimiento descendiente

Como gerente deberás intentar estar siempre en el escenario #1

#5 Automatización

Es aquí donde nos surgirá una pregunta clave para el devenir de la automatización de nuestra empresa: ¿Se pierde personalización al automatizar? Si la respuesta es “sí” habrá que pensar si automatizar los procesos puede llegar a ser un problema para el desarrollo de nuestro trabajo. Aun así, por regla general, si se puede automatizar manteniendo un grado mínimo de personalización ¡Hazlo!

En goFacing hemos invertido en diferentes herramientas de automatización. Sobre este tema debemos decir que la implantación de esa automatización en las comunicaciones remotas ahorra mucho tiempo y dinero. El ejemplo que primero se nos viene a la cabeza es el de automatizar los recordatorios sobre las acciones de los leads: cuando se registre un lead se remitirá un mensaje al responsable de este para recordarle que debe contactar con la persona en cuestión.

En definitiva, no sacrificamos la personalización, pero automatizamos todo lo posible. 

#6 Videoconferencias continuas  

La mejor forma de comunicarse en equipo es a través de videoconferencia. En un post anterior hablábamos de la importancia de cómo se debe utilizar la videoconferencia para reuniones de negocios. Aunque en este caso nos centraremos en las videoconferencias dentro del mismo equipo para comunicaciones remotas.

Si aún eres de los que piensa: ¿por qué videoconferencia y no otro canal?. Quédate con nosotros y descubre las razones:

  • Es muy corporativo:   Una videoconferencia siempre será un proceso más formal que el de una llamada grupal, o que los emails. He de suponer que eres y quieres transmitir que tu negocio toma con formalidad los asuntos importantes. 
  • Más conciso: Al estar todos los miembros del equipo, la comunicación es más fluida y es mucho más fácil fijar acuerdos y metas. 
  • Más interactivo:  Una videoconferencia permite compartir archivos o pantalla, interactuar mediante chat, grabar la reunión y otras opciones que permiten que todo sea más entendible y efectivo. 

Por otro lado, la videoconferencia:  

·       Te permite disminuir distancias, además de reducir tiempos y costos.

·       Podrás favorecer y aumentar la productividad de tu equipo de trabajo.

·       El tiempo de tus empleados y ejecutivos estará maximizado.

·       Te ayudará a fortalecer la participación y relaciones entre las personas.

·       Los sistemas de información y comunicación de la empresa estarán mejorados.

·       Los procesos para la toma de decisiones y resolución de problemas se ejecutarán con mayor rapidez.

#7 Una biblioteca de procesos.  

Documenta tus procesos. Aquí te será muy útil que cada parte de tu equipo mantenga un documento actualizado de acciones y documente sus procesos. Esto ayudará a integrar nuevas personas en el equipo, o incluso en caso de despido o perder a alguien de tu equipo, será más fácil la integración de la nueva persona. Estarás ahorrando mucho tiempo en tus comunicaciones. 

¿Que vas a lograr si aplicas estos 7 elementos en tus comunicaciones remotas?  

Son muchas las empresas que ya están implantando esta nueva variante del trabajo convencional. A continuación, te mostraremos algunas de estas empresas y cómo la comunicación remota les ha ayudado en su día a día a mejorar como empresa así como diferentes herramientas que han utilizado para ello:

·       La empresa Buffer cuenta con un equipo distribuido por todo el mundo, su personal asegura ser más productivos trabajando de este modo.

Ellos utilizan herramientas como HipChat con la que se mantienen conectados y habitualmente convergen todos en un mismo lugar para compartir en persona las ideas y todo lo relacionado al trabajo.

·       Groove es otra experiencia de éxito gracias a contratar un personal cualificado que sabe trabajar de manera remota.

Para Alex Turnbull, CEO de Groove, el trabajo productivo se debe a que el equipo esté consciente de la responsabilidad que tiene, sin necesidad de permanecer durante todo un día sentados frente a su escritorio.

·       El caso de InVision, se extiende por todo el mundo, para esta compañía de software la comunicación es la clave del éxito.

Un significativo número de empleados se encuentran en diferentes zonas horarias, y cada equipo realiza breves reuniones diariamente para revisar el progreso de cada proyecto.

Después de ver todo esto, sólo queda deciros que no hace falta ser una transnacional con miles de empleados en tu empresa para logar una buena comunicación remota. Gracias a la implantación de estos siete tips que os hemos dado tu empresa:

  • Ahorrará tiempo.
  • Optimizará procesos
  • Conseguirá mejores resultados. 

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