Ventajas y claves de una reunión virtual

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Las plataformas de videoconferencia no han dejado de cobrar importancia durante el ultimo año debido a la pandemia ocasionada por el COVID19. Desde marzo de 2019, el teletrabajo comenzó a ser imprescindible hasta tal punto que hoy, se ha instaurado de manera permanente en muchas empresas.

Directivos de grandes compañías se han dado cuenta de que no es necesario que el 100% de la plantilla trabaje de manera presencial. No solo abarata costes, sino que, además, agiliza procesos en numerosas ocasiones. Se ha visto que las reuniones online incrementan la productividad, ya que fomentan un clima de optimización del tiempo y, por lo tanto, un aumento de la concentración en la reunión para agilizar la toma de decisiones.

Las empresas se han visto obligadas a responder a las necesidades de comunicación del mercado derivadas de la situación de la pandemia. Así, los softwares para reuniones online han incrementado notablemente su cantidad de usuarios ya que incluso aquellos que nunca pensaron en ello, han tenido que incorporarlo en su día a día tanto personal como profesional.

A nivel empresarial, las videoconferencias online persiguen objetivos tales como: organizar tareas y proyectos, definir estrategias, atender problemas del día a día, tomar decisiones, intercambiar información y conocimiento… en otras palabras: coordinar las diversas cuestiones que influyen en el crecimiento y desarrollo de la compañía.

Reunión virtual de trabajo

Entre las ventajas de las reuniones virtuales, destacamos las siguientes:

  1. Reducción del tiempo de desplazamiento y costes: No es ninguna sorpresa que muchas de las reuniones que se llevan a cabo en el día a día pueden realizarse de manera virtual, sin necesidad de invertir ni tiempo ni dinero en desplazarse.
  2. Mayor número de comunicaciones: La facilidad para conectarse, hace posible la constante comunicación entre la empresa, clientes, socios, proveedores… tantas veces como sea necesario.
  3. Mejor seguimiento de proyectos con el cliente: Ahora ya no es necesaria esa rigidez en las reuniones con el cliente. Cuando sea y donde sea, se puede ir resolviendo dudas y trabajando en el detalle de manera más rápida y eficaz.
  4. Flexibilidad del teletrabajo: El teletrabajo ha permitido disponer de empleados ubicados en cualquier parte del mundo. Se comienza a priorizar las aptitudes profesionales de cada persona, por encima de su cercanía al espacio de trabajo.

Es una opción muy beneficiosa para las empresas ya que, al final, se recrea el marco de las reuniones convencionales, haciendo que los participantes puedan intercambiar sus opiniones como si estuvieran de manera física en la propia sala.

Existen también ciertos elementos clave a tener en cuenta para lograr el éxito en las videoconferencias:

Prioridades a tratar en la reunión. Dejar claros los temas y cuestiones que se van a abordar favorece la atención de los participantes, y reduce la pérdida innecesaria de tiempo.

Es importante tener una agenda bien organizada y establecida, que incluya una planificación temporal para que así, sea también más fácil para los asistentes a la reunión virtual organizar sus tareas y mantenerse más activos durante el encuentro.  

Otro factor diferencial es el uso de la cámara. Verse las caras unos a otros, fomenta un clima de cercanía. Impide las grandes distracciones durante el encuentro ya que debes estar implicado en la reunión. Aumenta la sensación de trabajo en equipo ya que se pretende recrear el clima de oficina donde todos estarían juntos.

¿Nuestra conclusión? Disponer de un servicio de videoconferencia de calidad es crucial para el éxito de tu empresa.

En goFacing, sabemos que uno de los principales factores por los que las videoconferencias no tienen éxito, es por los problemas técnicos que muchas veces ocurren: ¿Me oyes bien…?, ¿Me ves…?, ¡Se corta!

Son frases que todos hemos escuchado alguna vez. No necesitamos colaborar más, sino mejor. Por ello, trabajamos día a día para ofrecerte la mejor calidad del mercado. Somos una empresa encargada de proveer soluciones de comunicación empresarial gracias al uso de nuestro programa de videoconferencia profesional. Conseguimos mejorar las comunicaciones de tu compañía evitando las barreras tecnológicas.

Desde goFacing queremos ofrecerte:

  • Calidad sin complicaciones: Realiza tus videoconferencias de manera sencilla en FullHD con un solo clic. Dispondrás de tu propia sala privada 24 horas al día y con soporte en español.
  • Interoperabilidad total: Compatible con terminales H323-SIP: Cisco, Poly, LifeSize, Avaya, Laiatech…etc. Servicio certificado por Microsoft Teams y Google Meet.
  • Videoconferencias seguras: Seguridad profesional para tus reuniones: todas tus comunicaciones estarán encriptadas. Reúnete sin preocupaciones.

 Nuestra tecnología está certificada por Microsoft y Google, y además, somos Service Provider mundial de Pexip.

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