Pasos para crear una sala de videoconferencia

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El momento de utilizar rotafolios, pizarrón blanco, marcadores, láminas en PowerPoint y el proyector con malos ajustes llegó a su fin. En un mundo globalizado y exigente, las posibilidades tecnológicas nos proporcionan mayor estabilidad.

En estos últimos diez años el mercado ha visto un constante avance en materia de sistemas de conferencia, refiriéndose a aspectos como la calidad en las comunicaciones, disposición de instalación, un uso intuitivo para los equipos y un económico coste.

Las empresas de hoy, requieren ajustar tales componentes y lograr la productividad y eficiencia. Es por ello que deben considerar actualizar las salas de conferencias y adaptar estos espacios a cada necesidad.

Una tendencia que se posiciona entre los primeros lugares tanto en pequeñas empresas como en grandes corporaciones, son las salas de videoconferencia, esas que se ajustan al fácil acceso a la tecnología como herramienta clave para su buen funcionamiento.

Estas empresas de diferentes sectores han comenzado a invertir más en ambientes adecuados para teleconferencias, donde puedan realizar entrenamientos, reuniones, talleres, demostraciones y conferencias de una manera práctica y económica.

Si han comenzado a crecer en número de trabajadores, entonces, debes contar con una sala específica para reuniones. Allí puedes tocar varios tipos de reuniones, bien sean internas o la presencia de un posible cliente.

Cuando una empresa está orientada y va de la mano de un socio estratégico experto en estos temas, de trayectoria en el mercado y de compromiso activo con sus clientes, es la mejor opción al momento de implantar este tipo de sistemas.

Pasos que te llevan a montar una sala para videoconferencia adaptada a tus necesidades 

Cuando se trata de montar una sala de videoconferencia, lo traducimos en una solución que reduce gastos a la empresa, los cuales van desde viajes hasta hospedajes, generando además una mayor flexibilidad en la resolución de problemas con pronta respuesta.

Primero debemos tener claro qué es una sala de videoconferencia, y luego proceder a esquematizar todo el proceso que conlleva prepararla para llevar a la acción el evento previsto.

Una sala de videoconferencia, se define como un área que está especialmente acondicionada para alojar al personal destinado y preparado a ejecutarla. En ello se incluye un equipo de control, de audio y de video para llevar a cabo las siguientes acciones:

·   Debe capturar y controlar todas las imágenes

·   Capturar y llevar un registro de los sonidos que deben transmitirse hacia el(los) punto(s) remoto(s).

La sala de videoconferencia debe tener un nivel de confort optimo, y este se determinará al momento de finalizada su instalación. ¿Pero cómo logramos un espacio perfecto?

Para que logres la perfección sólo debes tener en cuenta estos factores de medición:

·   La comodidad para quienes participan en ella, deben sentirse a gusto en la instalación.

·       No debes sentirte intimidados por la tecnología dispuesta.

·   El uso de la tecnología y cada una de las herramientas utilizadas no debe ser percibida por el usuario, mientras menos se note es mucho mejor.

Ventajas para tu empresa de una sala de video conferencia:

Una sala de videoconferencia tiene su potencial, y es que ayuda a mejorar la productividad de la empresa, además de proporcionar una mejor relación con clientes y proveedores.

Al hacer uso de esta tecnología en el ámbito empresarial, tendrás resultados favorables que van desde una mejora en las comunicaciones y la productividad de las mismas, como un elemento clave en cualquier tipo de sector profesional.

Son múltiples las ventajas que ofrecen las videoconferencias, por esta razón han captado la atención de grandes corporaciones y en muchos casos pymes. A continuación analizaremos las grandes potencialidades de este tipo de tecnología:

·   Reducción de costes, con las videoconferencias te ahorrarás desplazamientos y viajes. Ahora, muchas reuniones podrás realizarlas a distancia, y de forma directa obtendrás buenos resultados y la productividad que requieres.

·       Un mayor número de comunicaciones, a través de una videoconferencia, obtendrás mayor comodidad mediante las herramientas utilizadas.

Y las empresas tendrán la misma posibilidad de comunicarse con clientes, socios o proveedores de una forma muy ágil, lo que permite el incremento de las comunicaciones, mientras estas sean necesarias.

·       Podrás hacer un mayor seguimiento a los proyectos con clientes, los clientes siempre valorarán el seguimiento que realices sobre cada proyecto o las relaciones profesionales que acuerdes.

A través de las videoconferencias, la distancia no será un problema para comunicarte cara a cara y con la mayor frecuencia que así lo requieras con tu cliente.

Esto le aportará un seguimiento adecuado y generará mayor cercanía a través de cada encuentro virtual. Si lo sabes aprovechar, se puede convertir en una gran herramienta para la fidelización y la mejora en la satisfacción del cliente.

·       Obtendrás un mejor seguimiento en cada proyecto y contarás con colaboradores y empleados, cuando existen espacios ubicados en otros lugares que no tienen que ver con la sede central, la posibilidad de poder reunirse en persona es difícil.

Por esta razón las videoconferencias traen consigo una solución, que permiten una mejor relación con el profesional, un seguimiento más adecuado al trabajo y la sensación de cercanía que se produce con el proyecto.

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