¿Cómo lograr reuniones de negocios remotas efectivas en 3 pasos?

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Las reuniones de negocios son  fundamentales para tomar decisiones importantes y para el flujo de la empresa en general ¿Has calculado cuánto puedes perder si tus reuniones no son efectivas?

Tiempo, dinero, retrasos en proyectos o incluso malos entendido entre colegas son tan sólo algunos de los errores que puedes cometer.

En la mayoría de los casos estos encuentros se llevan a cabo dentro de una oficina pero con el auge de las nuevas tecnologías se pueden establecer y realizar a distancia a través de una videoconferencia.

Cada vez que las empresas buscan la excelencia se centran en ser productivas, rentables y eficientes, lo que ha hecho esencial monitorear y evaluar el alcance de las reuniones de negocios que se ejecutan. Esto les permite asegurarse que el tiempo, el dinero y la mano de obra se están utilizando de la mejor manera.

Alguna vez en nuestras vidas hemos sido partícipes de reuniones que no han llegado a “buen puerto”, se involucraron personas erróneas y nunca se alcanzaron los objetivos propuestos para desarrollar ese encuentro. Cuando se evalúan esos errores y se mejoran, las empresas dan un vuelco a cómo se administra el tiempo, el personal y los equipos, lo que se traduce en empleo de herramientas adecuadas, mejores prácticas y resultados rápidos.

¿Cómo hacer que tus reuniones “remotas” sean más efectivas (8 formas

Cuando tenemos una reunión en el trabajo, la empresa o la organización que integramos podemos alcanzar un estrés inesperado, especialmente cuando no queremos estar en estos escenarios. Para evitar algún momento desagradable es necesario determinar lo que se puede hacer antes, durante y después de una reunión de negocios y con ello aliviar un poco la ansiedad que se puede sufrir.

Para que tus reuniones de negocio sean eficientes voy a mencionarte lo que debes hacer antes, durante y después de la misma. 

Preparativos previos a la reunión

Una buena planificación te prepara para el éxito.  

Aquí los elementos claves que debes tener en cuenta:   

  • Agenda en el calendario:  outlook y google calendar serán grandes aliados para recordar a todos los involucrados  con antelación la reunión. Con gofacing puedes enviar invitaciones e integrarlas de manera fácil. Así es como funciona. 
  • Crea una lista de temas en orden: Mientras mejor preparados  estés  tanto tú como el resto de los participantes, más fructífera será. En ese sentido, haz una lista de temas a tratar y envíalo con antelación a todos los invitados. El mismo email de invitación lo puedes personalizar, como en el siguiente ejemplo:
  • Ten el equipamiento necesario: Nada más frustrante en una reunión remota que no poder escucharse o verse bien entre interlocutores, para ello es necesario que cuentes con el equipamiento necesario, algunos de ellos: 
    • Buena conexión a internet
    • Un software de videoconferencia estable y simple
    • Cámaras y audífonos de gran calidad
  • Conocer a otros participantes: intenta obtener información sobre las personas que participarán en el encuentro. Busca por LinkedIn o por Facebook, indaga entre tus compañeros o red de conocidos sobre los involucrados.
  • Realice tus tareas previas: revisa el contenido de la reunión, los temas a tratar, prepara cada punto. Evidentemente, el contenido y su aprendizaje será obtenido durante la reunión pero estar uno o dos pasos por delante serán útiles para mantenerse cómodo mientras se desarrolle la reunión.
  • Vestimenta adecuada:  Aunque las reuniones remotas suelen ser menos estrictas en la vestimenta, aún así es necesario que  elijas el vestuario con tiempo, averigüa el estilo (formal o informal) y ve a la reunión correctamente vestido. 

Durante la reunión:  

Siempre tenemos miedo a esas reuniones tediosas que nunca terminan, que no llegan a nada y que parecen dar vueltas alrededor sin tocar el punto central de la misma. Esto no afectaría si no se tiene más nada que hacer en la oficina, pero en los tiempos actuales esto es una pérdida de tiempo y esfuerzo, así que optimiza el tiempo a favor de la organización y para ello debes convertirte en un excelente moderador. Sigue estos pasos: 

  •  Puntualidad al inicio y al final: Ser puntual en las reuniones hablará bien de ti y de la empresa, procura estar conectado antes que tu potencial cliente o de tu equipo. 
  • Presentación: se sabe que es incómodo navegar por los minutos iniciales de los encuentros, para ello recomendamos dar el primer paso, romper el hielo, presentarse a los demás, siempre y cuando no se tenga un turno correlativo para eso antes de entrar en los temas concretos. ¡La cordialidad y empatía es primero! 
  • Agenda a mano. Es esencial enseñar el camino a recorrer a cada participante, para ello es necesario tener una agenda sobre los temas que se abordarán en la reunión. Lo ideal es entregarlo antes para que se puedan preparar para el encuentro e indicar la lista de temas a seguir. 
  • Sonreír mientras se pueda: este es un elemento que te convierte en alguien amigable, quizás hasta accesible, genera comodidad en los demás y fomenta un escenario ideal para todos.  Sean clientes, proveedores, o con tu equipo interno, sonreír sin perder profesionalidad genera confianza. 
  • Focalizar siempre los objetivos. Estos encuentros tienden a perder sus objetivos, por lo tanto es necesario enfocarse en los puntos de la agenda establecida. Cuando se observe algún desvío del tema central, el líder debe encauzar la reunión.
  •  Comentarios. Permita y solicite comentarios al final de la reunión para conocer la otra cara de la moneda, si se desarrolló adecuadamente, si algo salió mal, así como cualquier otro punto que se desee abordar en ese momento.
  • Hacer apuntes y concretar acuerdos en cada tema:  Las reuniones remotas deben finalizar con un acuerdo, un apretón de manos digital. Toma apuntes de los acuerdos de cada tema y sintetiza al final de la reunión. 

Después de la reunión:  

Nada puede quedar en el olvido, por tanto después de la reunión, reafirma las conclusiones y acuerdos alcanzados.

Tras el final de la reunión debes mantener el contacto con las personas agradeciéndoles el tiempo que han invertido en la reunión, envía el resumen de acuerdos y la grabación del video de la reunión. 

Es vital dejar por escrito todo lo que se abordó en la reunión de negocios, los objetivos alcanzados y las acciones adjudicadas, así como los nombres de los responsables de cada una de ella. En ella no debe faltar el tema, la fecha, los nombres de los participantes, el orden del día, resumen de cada tema y un informe de decisiones.

¿Que vas a conseguir si aplicas estos pasos en tus reuniones? 

Mejora las reuniones pero desarrolla menos encuentros. Antes de agendar una reunión es importante evaluar si es necesario llevarla a cabo, si se logrará algo con ella y si se puede sustituir con una reunión privada, una llamada telefónica o un correo electrónico. 

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