¿Cómo lograr reuniones de negocios remotas efectivas en 3 pasos?

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Las reuniones de negocios son fundamentales para tomar decisiones importantes y para el flujo de la empresa en general. En la mayoría de los casos estos encuentros se llevan a cabo dentro de una oficina pero con el auge de las nuevas tecnologías se pueden realizar a distancia a través de una videoconferencia.

Cada vez que las empresas buscan la excelencia se centran en ser productivas, rentables y eficientes. Y esto ha hecho esencial monitorear y evaluar el alcance de las reuniones de negocios que se ejecutan. Esto permite asegurar que el tiempo, el dinero y la mano de obra se están utilizando de forma óptima.

Alguna vez en nuestras vidas hemos sido partícipes de reuniones que no han llegado a “buen puerto”, ya que nunca se alcanzaron los objetivos propuestos. Cuando se evalúan esos errores y se les pone solución, las empresas consiguen mejores prácticas y resultados más rápidos.

Cómo hacer que tus reuniones de negocios remotas sean más efectivas

Cuando tenemos una reunión en el trabajo, podemos alcanzar un estrés inesperado. Para evitar algún momento desagradable es necesario determinar lo que se puede hacer antes, durante y después de una reunión de negocios. De esta forma, aliviaremos un poco la ansiedad que se puede sufrir.

reuniones de negocio por videoconferencia

1. Preparativos previos a la reunión

Una buena planificación te prepara para el éxito. Aquí tienes los elementos clave que debes tener en cuenta:

  • Agenda en el calendario:  Outlook y Google Calendar serán grandes aliados para recordar a todos los involucrados con antelación la reunión. Con goFacing puedes enviar invitaciones e integrarlas de manera fácil.
  • Crea una lista de temas en orden: mientras mejor preparado estés  tanto tú como el resto de los participantes, más fructífera será. En ese sentido, haz una lista de temas a tratar y envíalo con antelación a todos los invitados. El mismo email de invitación lo puedes personalizar.
  • Ten el equipamiento necesario: no hay nada más frustrante en una reunión remota que no poder escucharse o verse bien entre interlocutores. Para ello es importante que cuentes con el equipamiento necesario: buena conexión a internet, un software de videoconferencia estable y cámaras y audífonos de gran calidad.
  • Conocer a otros participantes: intenta obtener información sobre las personas que participarán en el encuentro. Busca por LinkedIn o por Facebook, indaga entre tus compañeros o red de conocidos sobre los involucrados.
  • Realiza tus tareas previas: revisa el contenido de la reunión, los temas a tratar, prepara cada punto.
  • Vestimenta adecuada: aunque las reuniones remotas suelen ser menos estrictas en la vestimenta, aun así es necesario que elijas el vestuario con tiempo para ir a la reunión correctamente vestido.

reuniones de negocio remotas

2. Durante las reuniones de negocios

Siempre tenemos miedo a esas reuniones tediosas que nunca terminan, que no llegan a nada y que parecen dar vueltas alrededor sin tocar el punto central de la misma.

Esto no afectaría si no se tiene más nada que hacer en la oficina, pero en los tiempos actuales esto es una pérdida de tiempo y esfuerzo, así que optimiza el tiempo a favor de la organización. Para ello, debes convertirte en un excelente moderador. Sigue estos pasos:

  • Puntualidad al inicio y al final: ser puntual en las reuniones hablará bien de ti y de la empresa. Procura estar conectado antes que tu potencial cliente o de tu equipo.
  • Presentación inicial: se sabe que es incómodo navegar por los minutos iniciales de los encuentros. Por ello, recomendamos dar el primer paso y romper el hielo. Preséntate a los demás, siempre y cuando no haya un turno preestablecido.
  • Agenda a mano: es esencial enseñar el camino a recorrer a cada participante. Para ello es necesario tener una agenda sobre los temas que se abordarán en la reunión. Lo ideal es entregarlo antes para que se puedan preparar para el encuentro e indicar la lista de temas a seguir.
  • Sonreír mientras se pueda: este es un elemento que te convierte en alguien amigable, quizás hasta accesible. Genera comodidad en los demás y fomenta un escenario ideal para todos.  Sean clientes, proveedores, o con tu equipo interno, sonreír sin perder profesionalidad genera confianza.
  • Focalizar siempre los objetivos: estos encuentros tienden a perder sus objetivos, por lo tanto es necesario enfocarse en los puntos de la agenda establecida. Cuando se observe algún desvío del tema central, el líder debe encauzar la reunión.
  • Comentarios finales: genera una red de comentarios al final de la reunión para conocer si se desarrolló adecuadamente o si algo salió mal.
  • Acuerdos: las reuniones remotas deben finalizar con un acuerdo, un apretón de manos digital. Toma apuntes de los acuerdos de cada tema y sintetiza al final de la reunión.

reuniones virtuales por videoconferencia

3. Después de la reunión

Nada puede quedar en el olvido, por tanto después de la reunión, reafirma las conclusiones y acuerdos alcanzados. Tras el final de la reunión debes mantener el contacto con las personas agradeciéndoles el tiempo que han invertido en la reunión, envía el resumen de acuerdos y la grabación del video de la reunión.

Es vital dejar por escrito todo lo que se abordó en la reunión de negocios, los objetivos alcanzados y las acciones adjudicadas. Así como los nombres de los responsables de cada una de ella. En ella no debe faltar el tema, la fecha, los nombres de los participantes, el orden del día, resumen de cada tema y un informe de decisiones.

Consigue con goFacing revolucionar y facilitar la forma de reunirte y colaborar.

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