¿Cómo aumentar el trabajo en equipo y la productividad de tu negocio?

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Si existe algo con lo que las empresas tienen que lidiar hasta conseguir un proceso estable y rápido eso es el trabajo en equipo. Algo que puede resultar sencillo, pero nada más lejos de la realidad. Es, sin ninguna duda, lo más difícil e importante de un negocio.

¿Cómo podemos lograr de manera sencilla que los equipos colaboren entre sí y consigan una mayor productividad? Las respuestas son estas:

  • No perder el tiempo en reuniones improductivas
  • Teniendo una lista de tareas muy amplia y poco definida
  • Sin procesos realmente óptimos

Cómo mejorar el trabajo en equipo en tu empresa

1. Sistema de videoconferencia estable

Comunicarse a través de llamadas telefónicas, emails o incluso Whatsapp es una manera rápida de enviar notificaciones y actualizar estatus. ¿Pero qué ocurre en grandes empresas y proyectos?

Sin ninguna duda, la mejor forma de poner ideas en común es mediante una videoconferencia de todo el equipo. Gracias a este tipo de acciones, los integrantes informarán al resto del equipo sobre aquellos aspectos relevantes que necesiten ser compartidos.

Hoy en día, existen diversas soluciones que brindan excelentes herramientas de vídeo y colaboración para todo este tipo de actividades. Una de estas es Microsoft Teams. Integra chat, colaboración, aplicaciones de productividad, reuniones, llamadas y otra serie de características.

reuniones de equipo online

Crear una sala de reuniones y unificarla con soluciones líderes como Microsoft Teams no tiene por qué significar una inversión altamente costosa si sabemos cómo hacerlo.

Actualmente existen soluciones de videoconferencia as a service que simplifican este proceso y amortizan sus costos sin perder prestaciones. Videoconferencias de este tipo permiten:

  • Unificar criterios de todas las partes del equipo evitando confusiones.
  • Revisar de forma sincronizada todos los puntos de trabajo
  • Compartir archivos de manera eficaz
  • Romper las barreras de distancia

2. Mensajería interna 

En el pasado las compañías solían instalar un sistema de chat internos. Pero hoy en día puede resultar un tanto obsoleto. Sobre todo teniendo en cuenta que no todos los equipos trabajan en la misma red.

La mensajería interna tiene la función de simplificar el proceso de comunicación dentro de la misma empresa. Pero también presenta un problema: los mensajes no suelen tener un hilo de seguimiento de todo el grupo.

Los equipos de trabajo pequeños suelen utilizar grupos de Whatsapp. Pero si buscas una solución más corporativa, algunas aplicaciones como Slack pueden ser la solución para ello.

videoconferencia para empresas

3. Gestión de proyectos

Ya hemos hablado sobre la gestión de comunicaciones remotas y el uso de herramientas para la gestión de proyectos. Soluciones que iban desde Microsoft Project hasta soluciones como Zoho Project o Asana, entre otras muchas. No existe una aplicación mejor que otra, simplemente hay que elegir la que mejor se adapte a nuestro negocio.

Sin embargo, para el uso de cualquiera de estas hay que tener en cuenta que:

  • Resulte fácil de entender y manejar para los miembros del equipo
  • Permita ver la carga de trabajo de cada uno de los miembros del equipo
  • Disponga de herramientas para gestión ágil
  • Permita interactuar de forma sincronizada

4. Compartir archivos

Encontrar lo que necesitas en el momento adecuado va a depender de un buen sistema para compartir archivos. No importa si utilizas One Drive, Dropbox, Drive o cualquier otra solución de almacenamiento siempre que tengas en cuenta dos factores fundamentales:

  • Una buena estructura de archivos: tener una estructura clara de archivos permitirá trabajar de forma fluida.
  • Software de compartición de datos: en las reuniones remotas suele ser necesario compartir archivos: planes de trabajo, informes, avances…

software de videoconferencia

En definitiva, conseguir un buen flujo de colaboración hará que la productividad de tu negocio se dispare. Y de esta forma se conseguirán unos resultados óptimos. Ahora es tu turno, dinos: ¿cómo es la colaboración entre equipos en tu empresa?

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