Business Teams y equipos de videoconferencia.

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Claves para aumentar el trabajo en equipo y la productividad en tu compañía. Los business teams requieren necesidades especificas en cuanto a equipos de videoconferencia. Descubre las diversas posibilidades.

Factores como el entusiasmo o la dedicación son sin duda una parte muy importante de lo que debe ser un buen trabajador. Este tipo de características harán de este trabajador  una persona mucho más activa y, por lo tanto, más útil para la empresa. Pero, de nada sirve una gran dedicación a nuestro trabajo o una buena predisposición ante el mismo si no sabemos comunicar. Comunicar se define como la capacidad de transmitir a los demás aquello que queramos. Una definición sencilla de la que podemos extraer otra palabra muy importante en el mundo de los negocios: la colaboración.  

start up business people group attending videoconference call with senior investitior at modern office

Si existe algo con lo que las empresas tienen que lidiar hasta conseguir un proceso estable y rápido eso es el trabajo en  equipo. Algo que puede resultar algo curioso, ya que, en un primer momento, puede parecernos lo más sencillo. Pero nada más lejos de la realidad. Es, sin ninguna duda, lo más difícil e importante de un negocio.  

Entonces, ¿cómo podemos lograr de manera sencilla que los equipos colaboren entre sí y consigan una mayor productividad? Las respuestas son estas: 

  • No perder el tiempo en reuniones improductivas. 
  • Teniendo una lista de tareas muy amplia y poco definida 
  • Sin procesos realmente óptimos 

Si deseas saber más sobre cómo mejorar el trabajo en equipo y la productividad de tu empresa quédate con nosotros y descúbrelo en este post: 

Aquí los 4 elementos necesarios:  

#1 Sistema de videoconferencia estable:  

Comunicarse a través de llamadas telefónicas, emails o incluso Whatsapp es una manera rápida de enviar notificaciones, actualizar estatus y demás. ¿Pero qué ocurre en grandes empresas y proyectos? 

Sin ninguna duda, la mejor forma de sintetizar todo es mediante una videoconferencia del todo el equipo. Gracias a este tipo de acciones, los integrantes de estas harán participe e informarán al resto de usuarios de la videollamada sobre aquellos aspectos relevantes del tema a tratar. 

Hoy en día, existen diversas soluciones que brindan excelentes herramientas de video y colaboración para todo este tipo de actividades. Una de estas es Microsoft Teams, que integra chat, colaboración, aplicaciones de productividad, reuniones, llamadas y otra serie de características.  

Crear una sola de reuniones y unificarla con soluciones líderes como Microsoft Teams no tiene por qué significar una inversión altamente costosa si sabemos cómo hacerlo. Actualmente existen soluciones de videoconferencia as a service que simplifican este proceso y amortizan sus costos sin perder prestaciones. Videoconferencias de este tipo permiten  

  • Unificar criterios de todas las partes del equipo evitando confusiones.  
  • Revisar de forma sincronizada todos los puntos de trabajo 
  • Compartir archivos de manera eficaz 
  • Romper las barreras de distancia.   

îmagen — reuniones tradicionales   vs videoconferencia  

#2 Mensajería interna 

En el pasado las compañías solían instalar un sistema de chat internos, hoy en día puede resultar un tanto obsoleto, sobre todo teniendo en cuenta que no todos los equipos trabajan en la misma red.  

La mensajería interna tiene la función de simplificar el proceso de comunicación dentro de la misma empresa. Pero también presenta un problema, que los mensajes no suelen tener un hilo de seguimiento de todo el grupo.  

Equipos de trabajos pequeños pueden incluso utilizar grupos de Whatsapp  pero si buscas una solución más corporativa, aplicaciones como Slack pueden ser la solución para ello. Sin embargo, si eres más tradicional y prefieres simplemente el correo, un buen consejo aquí es mantener una nomenclatura en el asunto de tus emails, por ejemplo: 

Nomenclatura:  [nombre proyecto]|[tema a tratar]  |[versión] 

Ejemplo:       Servidores IT group | despliegue del sistema operativo | Update 1 

De esa forma siempre podréis diferenciar los mensajes y volver a dicho email cuando sea necesario sin temor a perderse entre una amalgama de mensajes inconexos entre sí. 

#3 Gestión de proyectos:  

Ya hemos hablado sobre la gestión de comunicaciones remotas y el uso de herramientas para la gestión de proyectos. Soluciones que iban desde Microsoft Project hasta soluciones como Zoho Project o Asana, entre otras muchas. No existe una aplicación mejor que otra, simplemente hay que elegir la que mejor se adapte a nuestro negocio. 

Sin embargo, para el uso de cualquiera de estas hay que tener en cuenta que: 

  • Resulte fácil de entender y manejar para los miembros del equipo 
  • Permita ver la carga de trabajo de cada uno de los miembros del equipo.  
  • Disponga de herramientas para gestión ágil  
  • Permita interactuar de forma sincronizada: comentarios, compartir archivos y otras. 

#4 Compartir archivos:   

Encontrar lo que necesitas en el momento adecuado va a depender de un buen sistema para compartir archivos. No importa si utilizas One Drive, Dropbox, Drive o cualquier otra solución de almacenamiento siempre que tengas en cuenta dos factores fundamentales:  

Una buena estructura de archivos:  

Tener una estructura clara de archivos entendible por todos los involucrados en el equipo os permitirá trabajar de forma fluida sin perder tiempo solicitando archivos.  

Software de compartición de datos.  

En las reuniones remotas, o en salas de conferencia suele ser necesario compartir archivos: planes de trabajo, informes, avances… Una solución para compartir archivos es el [Nombre del equipo], pero a su vez las soluciones de videoconferencia permitirán lograrlo.   

Conclusión:  

En definitiva, conseguir un buen flujo de colaboración hará que la productividad de tu negocio se dispare, consiguiendo unos resultados que, de otra forma, serían imposibles o por lo menos muy difíciles de conseguir. Pero esta colaboración entre equipos dependerá principalmente de cuatro ejes hacia los que debes prestar mucha atención: 

  • Lograr reuniones eficientes con un sistema de videoconferencia confiable. 
  • Mensajería interna para comunicaciones rápidas y actualizaciones. 
  • Un sistema de gestión de proyectos. 
  • Un método centralizado y accesible por todos para compartir archivos.  

Ahora es tu turno, dinos: ¿cómo es la colaboración entre equipos en tu empresa? 

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