– Herramienta para gestión de proyectos
Hemos probado varias: Basecamp, FreedCamp, Trello, Asana, Wrike, Monday…
Tras algunas pruebas, optamos finalmente por Asana, debido a la facilidad de conocer y completar la carga de trabajo de cada miembro aunque forme parte de diferentes equipos.
En gofacing, aunque somos un equipo opera desde nuestras oficinas en Madrid, muchas veces el trabajo se realiza de forma remota por lo que es fundamental el poder ver en un solo panel todas las actividades.
Con el resto de herramientas para la gestión de proyectos, para ver la carga de trabajo de alguien en específico dentro del equipo es necesario hacerlo desde cada proyecto (Panel, dashboard). Con Asana no importa en qué equipo o proyecto esté la persona, simplemente puede verse todo.
Así es como se ve uno de nuestros timelines:
El resto de las características de este tipo de herramientas son todas muy similares, pero simplemente no queríamos tener que ir panel por panel en cada proyecto.
3. Un plan trabajo y con KPIS claros
En esto las herramientas de gestión de proyectos serán un gran aliado, sin embargo, antes de poder crear un timeline, es necesario establecer:
- Objetivos generales
- Objetivos específicos
- Plan de acciones para lograr dichos objetivos
- Los KPI’s o indicadores que van a permitir medir el alcance de objetivos
Finalmente, y gracias a la implantación y seguimiento de este tipo de objetivos, será mucho más sencillo establecer un plan de acción específico con fechas de inicio y fin para cada actividad del equipo.
4. Motivación y compromiso
La motivación y el compromiso son dos factores indispensables en el día a día de un trabajador. Sin motivación no trabajarás con las mismas ganas que el resto de tus compañeros.
Y sin compromiso simplemente te dará igual realizar un buen o mal trabajo. La motivación y el compromiso son fundamentales en cualquier aspecto de la vida profesional y personal, y en la comunicación remota no iban a ser menos importantes.
Si bien la libertad y flexibilidad son unas de las ventajas que más aprecian los trabajadores remotos, la falta de interacción social y la soledad es la principal desventaja.
Además, ¿cómo puedes lograr lealtad corporativa?, ¿cómo lograr que tus mejores bazas digan que “No” a ofertas de empresas competidoras? Es muy conocido en el mundo corporativo el “robo de talento”. Y la rotación continua de personal es un verdadero dolor de cabeza para las empresas, sobre todo en ciertos perfiles profesionales.
Y teniendo en cuenta todo esto, ¿cómo influye la motivación y el compromiso en las comunicaciones?
Tus comunicaciones van a generar un mejor impacto si tienes un equipo motivado, la fórmula es simple:
- Motivación + Buena Comunicación = Máximo rendimiento.
- Motivación + mala comunicación = rendimiento medio
- Desmotivación + mala comunicación = Pésimo rendimiento.
- Desmotivación + Buena comunicación: Rendimiento descendiente
Como gerente deberás intentar estar siempre en el escenario.
5. Automatización
Es aquí donde nos surgirá una pregunta clave para el devenir de la automatización de nuestra empresa: ¿Se pierde personalización al automatizar? Si la respuesta es “sí” habrá que pensar si automatizar los procesos puede llegar a ser un problema para el desarrollo de nuestro trabajo. Aun así, por regla general, si se puede automatizar manteniendo un grado mínimo de personalización, ¡hazlo!
En goFacing hemos invertido en diferentes herramientas de automatización. La implantación de esa automatización en las comunicaciones remotas ahorra mucho tiempo y dinero. Por ejemplo, automatizar los recordatorios sobre las acciones de los leads. Cuando se registre un lead se remitirá un mensaje al personal responsable.
En definitiva, no sacrificamos la personalización, pero automatizamos todo lo posible.
6. Videoconferencias continuas
La mejor forma de comunicarse en equipo es a través de videoconferencia. En un post anterior hablábamos de la importancia de cómo se debe utilizar la videoconferencia para reuniones de negocios. Aunque en este caso nos centraremos en las videoconferencias dentro del mismo equipo para comunicaciones remotas.
Si aún eres de los que piensa: ¿por qué videoconferencia y no otro canal?; descubre las razones:
- Es muy corporativo: Una videoconferencia siempre será un proceso más formal que el de una llamada grupal, o que los emails.
- Más conciso: Al estar todos los miembros del equipo, la comunicación es más fluida y es mucho más fácil fijar acuerdos y metas.
- Más interactivo: Una videoconferencia permite compartir archivos o pantalla, interactuar mediante chat, grabar la reunión y otras opciones que permiten que todo sea más entendible y efectivo.
Por otro lado, la videoconferencia:
· Te permite disminuir distancias, además de reducir tiempos y costos.
· Podrás favorecer y aumentar la productividad de tu equipo de trabajo.
· El tiempo de tus empleados y ejecutivos estará maximizado.
· Te ayudará a fortalecer la participación y relaciones entre las personas.
· Los sistemas de información y comunicación de la empresa estarán optimizados.
· Los procesos para la toma de decisiones y resolución de problemas se ejecutarán con mayor rapidez.
7. Una biblioteca de procesos
Documenta tus procesos. Aquí te será muy útil que cada parte de tu equipo mantenga un documento actualizado de acciones y documente sus procesos. Esto ayudará a integrar nuevas personas en el equipo, o incluso en caso de despido o perder a alguien de tu equipo, será más fácil la integración de la nueva persona. Estarás ahorrando mucho tiempo en tus comunicaciones.
Empresas que utilizan las comunicaciones remotas
Son muchas las empresas que ya están implantando esta nueva variante del trabajo convencional. A continuación, te mostraremos algunas de estas empresas y cómo la comunicación remota les ha ayudado en su día a día a mejorar como empresa así como diferentes herramientas que han utilizado para ello:
- La empresa Buffer cuenta con un equipo distribuido por todo el mundo, su personal asegura ser más productivo trabajando de este modo. Utilizan herramientas como HipChat con la que se mantienen conectados para compartir sus proyectos de trabajo.
- Groove es otra experiencia de éxito gracias a contratar un personal cualificado que sabe trabajar de manera remota. Para Alex Turnbull, CEO de la empresa, el trabajo productivo se debe a que el equipo es consciente de la responsabilidad que tiene, sin necesidad de permanecer durante todo un día sentados frente a su escritorio.
- El caso de InVision, la comunicación es la clave del éxito. Un significativo número de empleados se encuentran en diferentes zonas horarias. Cada equipo realiza reuniones diarias para revisar el progreso de cada proyecto.
La conclusión es que no hace falta ser una empresa transnacional con miles de empleados para lograr una buena comunicación remota. Gracias a la implantación de estos siete tips, tu empresa ahorrará tiempo, optimizará procesos y conseguirá mejores resultados.
